Votre office manager externalisé, opérationnel en 48 h
En bref : un office manager externalisé gère les services généraux, les fournisseurs, la pré-comptabilité et l'administration RH d'une PME, sans embauche. Plateya le met à disposition de 1 à 5 jours par semaine, sur site, en hybride ou à distance. Plateya est cocontractant, le remplacement est inclus, ainsi que les assurances RC Pro et Cyber Hiscox.
- Satisfaction
- 98 % · Trustpilot
- Sélection
- 85 acceptés sur 5 349
- Reconduction
- 99 % des missions
Qu'est-ce qu'un office manager externalisé ?
Un office manager externalisé est un professionnel indépendant qui prend en charge le fonctionnement quotidien de votre entreprise (locaux, fournisseurs, administratif, RH) sans être votre salarié. Vous achetez un volume d'heures adapté à votre besoin, et un prestataire comme Plateya porte le contrat, la sélection, le pilotage et le remplacement.
Externalisé, freelance, intérim, CDI : quelles différences ?
- Externalisé
- Un prestataire comme Plateya porte le contrat, sélectionne le profil, pilote la mission et assure le remplacement. Vous payez un volume d'heures.
- Freelance
- Vous contractez en direct avec un indépendant. Vous gérez seul la sélection, le cadre juridique et la continuité en cas d'absence.
- Intérim
- Une agence vous délègue un salarié intérimaire pour une durée limitée et un motif encadré par la loi, souvent un remplacement ou un pic d'activité.
- CDI
- Vous recrutez un salarié à temps plein ou partiel. Le coût inclut les charges, les congés, le recrutement et la période d'essai.
Ce que votre office manager externalisé prend en charge
Services généraux et locaux
Entretien, maintenance, sécurité, aménagement et déménagement. L'office manager fait de vos locaux un lieu qui fonctionne sans vous.
Relation fournisseurs et achats
Mise en concurrence, suivi des contrats, renégociation et commandes. Moins de prestataires oubliés, plus d'économies.
Pré-comptabilité et lien avec l'expert-comptable
Collecte des factures, notes de frais, relances clients et préparation des éléments pour votre cabinet comptable.
Administration RH et onboarding
Dossiers salariés, mutuelle, tickets restaurant, arrivées et départs. Chaque nouvel arrivant trouve son poste prêt le premier jour.
Vie de bureau et événements internes
Séminaires, afterworks, petits-déjeuners d'équipe et rituels. Une équipe soudée, sans charge pour les managers.
Process, outils et automatisations
Notion, Pennylane, Payfit, Google Workspace : l'office manager documente vos process et automatise les tâches répétitives.
Combien coûte un office manager externalisé ?
Chez Plateya, un office manager externalisé est facturé 52,50 € HT de l'heure, sur le temps réellement passé. Voici le budget mensuel moyen selon le volume.
| Volume | Budget mensuel |
|---|---|
| 1 jour par semaine | environ 1 590 € HT/mois |
| 2 jours par semaine | environ 3 180 € HT/mois |
| 3 jours par semaine | environ 4 770 € HT/mois |
Ce qui est inclus
- Un pilotage dédié de la mission
- Le sourcing et la sélection du profil
- Le remplacement en cas d'absence ou d'insatisfaction
- Les assurances RC Pro et Cyber Hiscox
- La facturation sur le temps réellement passé
Deux façons de travailler avec Plateya
Parcours premium : Plateya est votre cocontractant. Nous sélectionnons, contractualisons, facturons et pilotons la mission. C'est le modèle de l'externalisation.
Parcours plateforme : vous contractez directement avec le freelance via Plateya. Commission de 12 %, paiement sous séquestre Stripe et acompte de 30 %.
Externaliser, recruter en CDI ou passer par une plateforme ?
| Critère | CDI | Plateforme freelance | Plateya |
|---|---|---|---|
| Délai | 2 à 3 mois entre l'annonce et la fin de la période d'essai | Quelques jours, sans garantie sur le profil | Shortlist en 48 h, profils déjà testés |
| Coût total | Salaire et charges patronales, congés, recrutement, poste à temps plein | Taux du freelance et commission de la plateforme | 52,50 € HT/h facturés sur le réel, tout compris |
| Engagement | Contrat de travail, rupture encadrée et coûteuse | Contrat en direct, à négocier vous-même | Contrat cadre souple, volume ajustable par bon de mission |
| Remplacement | Aucun : absence ou démission à gérer seul | À rechercher vous-même | Inclus, sans frais |
| Risque juridique | Aucun sur le statut, mais un risque prud'homal en cas de rupture | Élevé : vous portez seul le risque de requalification en salariat et de délit de marchandage | Maîtrisé : Plateya cocontractant, aucun lien de subordination, cadre contractuel par mission |
| Pilotage | Par le dirigeant ou un manager | Par vous | Pilotage dédié et point mensuel avec Plateya |
| Assurances | Couverture de l'employeur | Variable selon le freelance | RC Pro et Cyber Hiscox incluses |
Externaliser en toute légalité : le cadre Plateya
Les deux risques à éviter
Le délit de marchandage (art. L8231-1 du Code du travail) : une fourniture de main-d'œuvre à but lucratif qui prive le travailleur des protections du droit du travail.
Le prêt de main-d'œuvre illicite (art. L8241-1) : une opération dont l'objet exclusif est la mise à disposition de personnel, hors cadre autorisé.
Comment Plateya sécurise la mission
- Plateya cocontractant : vous contractez avec Plateya, qui porte la relation avec l'office manager.
- Un contrat cadre et un bon de mission : par mission, qui fixent un résultat et un périmètre, pas des horaires imposés.
- Aucun lien de subordination : l'office manager organise son travail en autonomie.
- RC Pro et Cyber Hiscox : incluses sur chaque mission.
Comment se passe la mise en place
- 1
Brief avec Damien
Un échange de 30 minutes pour comprendre votre besoin, votre équipe et vos priorités.
- 2
Fiche mission et devis
Nous formalisons le périmètre, le volume et le format, avec un devis clair.
- 3
Shortlist en 48 h
Nous vous présentons des profils déjà testés et sélectionnés, adaptés à votre brief.
- 4
Entretiens et choix
Vous rencontrez les candidats et choisissez votre office manager.
- 5
Cadre contractuel
Signature du contrat cadre et du bon de mission avec Plateya.
- 6
Démarrage et pilotage mensuel
L'office manager démarre. Nous faisons un point chaque mois sur la mission.
Dans quels cas externaliser votre office management ?
Le dirigeant absorbe tout l'administratif
Factures, fournisseurs, mutuelle, locaux : plusieurs heures par semaine perdues sur des tâches qui ne font pas avancer l'entreprise.
L'équipe passe de 5 à 30 personnes
Les arrivées s'enchaînent, les process improvisés ne suffisent plus et personne n'a le temps de les structurer.
L'office manager en poste part ou s'absente
Un congé maternité, un arrêt ou une démission : un profil externalisé assure la continuité le temps qu'il faut.
Une levée de fonds ou une réorganisation est en cours
Data room, recrutements, déménagement : un renfort temporaire absorbe le pic sans alourdir la masse salariale.
Les missions les plus fréquentes pour l'office manager externalisé Plateya
Les besoins qui reviennent le plus souvent chez nos clients, avec le format habituel.
- 1
Office management sur site, quelques jours par mois ou par semaine
Accueil, services généraux, fournisseurs, commandes et vie de bureau, dans vos locaux. Le format le plus demandé par les agences, cabinets et PME qui ne veulent pas recruter.
Agences, cabinets d'avocats, PMESur site · 2 à 5 demi-journées / semaine - 2
Pré-comptabilité et administration RH en urgence
Reprise des factures, notes de frais, relances, variables de paie et dossiers salariés après un départ ou un retard accumulé.
Marques, PME en croissanceDémarrage rapide · hybride - 3
Structuration des process d'une start-up
Documentation des process, choix et paramétrage des outils, onboarding des nouvelles recrues pendant la croissance de l'équipe.
Start-up techHybride · 1 à 3 jours / semaine - 4
Renfort pendant une levée de fonds
Data room, suivi administratif, organisation et repenser les processus pendant que le dirigeant se concentre sur les investisseurs.
Start-up en levéeMission de quelques mois - 5
Gestion administrative d'un organisme de formation
Conventions, émargements, suivi des financements et des obligations Qualiopi, relation avec les apprenants et les financeurs.
Organismes de formationÀ distance ou hybride - 6
Gestion d'un espace de coworking ou de bureaux partagés
Accueil des membres, réservations, facturation des abonnements, fournisseurs et animation de la communauté.
Coworkings, centres d'affairesSur site · matinées
Ils ont externalisé leur office management avec Plateya
“Je recommande Plateya à 100%”
Initialement, je pensais utiliser Plateya pour déléguer des tâches simples. Mais j'ai découvert qu'ils proposent un accompagnement sur-mesure qui m'aide à repenser mon organisation et mes processus. C'était crucial pendant ma levée de fonds.
On m'a proposé trois profils présélectionnés, de haut niveau, avec des personnalités et des approches différentes. Il fallait que je trouve celui qui correspondait le mieux à ma marque et à ma vision.
Je recommande à 100 % Plateya aux start-up, TPE et PME
“J'ai eu mon office manager externalisé sous 48H”
J'ai fait une demande à Plateya via leur site internet et le profil de Lauren m'a été présenté sous 2 jours, avec une intervention sur place quelques jours dans le mois. Le format est parfaitement adapté à mon besoin, ne souhaitant pas recruter.
“De vrais profils de qualité en un temps record”
Dans mon quotidien, je gère un gros OF avec énormément d'administratif, de processus, d'obligations à gérer et j'ai fait appel à Damien et Plateya pour m'aider à trouver la pépite adaptée à ma configuration un peu spéciale et mon budget.
Le processus est clair, exigeant et simple. On m'a proposé de vrais profils de qualité en un temps record !
“J'ai fait appel à Plateya pour un office manager externalisé haut niveau”
Damien m'a présenté Marylise très rapidement et ça s'est enchaîné avec une intervention au top pendant plusieurs mois.
J'ai eu pleine satisfaction avec un cadre souple, clair et qui répond 100% aux besoins de start-up tech en croissance.
“Un office manager expert pré-compta et RH en urgence”
J'ai contacté les équipes Plateya pour un office manager expert pré-compta et RH en urgence.
J'ai obtenu un accompagnement adapté et pointu avec des conditions ultra souples pour une intervention efficace qui a beaucoup aidé.
Une vraie bonne surprise !
Enfin une plateforme sécurisée pour trouver un assistant compétent capable d'épauler concrètement les chefs d'entreprise dans leur quotidien. J'apprécie particulièrement l'approche humaine. On ne se sent pas seul face à une simple marketplace. L'équipe aide réellement à construire le brief pour trouver le bon prestataire selon les besoins et il y a un vrai suivi derrière.
Excellente expérience avec Plateya
Excellente expérience avec Plateya. Les équipes sont réactives. Les profils proposés sont très bons. Il y a un échange du début à la fin. J'ai pu trouver ma perle rare et me soulager des aspects administratifs.
Un accompagnement nécessaire
Pour les petites structures comme la mienne pouvoir faire appel à une assistante administrative permet de se structurer, de libérer une partie de la charge mentale et un appui solide qui est enrichi par le travail avec d'autres profils. Plateya permets cela !
Un office manager externalisé près de chez vous
Les missions à distance sont possibles partout en France, en Belgique et en Espagne.
Questions fréquentes
Quelle différence entre un office manager externalisé et une assistante freelance ?
Une assistante freelance traite surtout des tâches ponctuelles : agenda, courrier, saisie. L'office manager externalisé pilote l'ensemble du fonctionnement du bureau : locaux, fournisseurs, pré-comptabilité, administration RH, outils. Avec Plateya, il est sélectionné, encadré et remplacé si besoin, et Plateya reste votre seul cocontractant.
À partir de quelle taille d'entreprise externaliser ?
Dès 5 salariés, le dirigeant consacre souvent plusieurs heures par semaine à l'administratif. Entre 5 et 50 personnes, un poste d'office manager à temps plein est rarement justifié : un volume de 1 à 3 jours par semaine couvre le besoin et évolue avec la croissance de l'équipe.
Combien d'heures par semaine prévoir ?
Les missions vont de 1 à 5 jours par semaine. 95 % des missions Plateya portent sur 10 heures par semaine ou plus. Une PME de 15 personnes démarre souvent à 1 ou 2 jours, puis ajuste le volume après le premier mois, une fois les priorités et les process clarifiés.
Sur site ou à distance ?
Les trois formats existent : sur site dans vos locaux, en hybride ou entièrement à distance. Les services généraux, l'accueil et la vie de bureau demandent une présence physique. La pré-comptabilité, l'administration RH et les outils se gèrent très bien à distance, partout en France, en Belgique et en Espagne.
Que se passe-t-il si le profil ne convient pas ?
Plateya active son service remplacement gratuitement. Un nouveau profil vous est proposé, avec une passation organisée pour que les dossiers en cours ne s'arrêtent pas. Le même service s'applique en cas d'absence ou d'imprévu de l'office manager en mission.
Qui est l'employeur ? Qui facture ?
Dans le parcours premium, Plateya est votre cocontractant et vous facture directement, sur le temps réellement passé. L'office manager est un prestataire indépendant sous contrat avec Plateya. Vous n'êtes pas son employeur, et il n'existe aucun lien de subordination entre vous.
Peut-on arrêter ou augmenter le volume en cours de mission ?
Oui. Le volume se modifie par un nouveau bon de mission, à la hausse comme à la baisse, par exemple pour un déménagement, une période de recrutement ou une levée de fonds. L'arrêt de la mission suit le préavis prévu au contrat cadre, sans indemnité de rupture.
Externaliser coûte-t-il plus cher qu'un salarié ?
Le taux horaire est plus élevé qu'un salaire brut, mais vous ne payez que les heures utiles : pas de charges patronales, de congés payés, de recrutement ni de période d'essai. Pour un besoin de 1 à 3 jours par semaine, l'externalisation revient généralement moins cher qu'un CDI à temps plein.
Comparez votre cas en 1 minuteLe simulateur Plateya compare le coût d'un CDI et d'un office manager externalisé.Ouvrir le simulateur →
Besoin d'un office manager externalisé ?
Je prends votre brief directement pour une action rapide
Je suis Damien, fondateur de Plateya ayant placé plus de 100 expertises externalisées (office management, assistanat, COO, RH..) en 14 mois dans un cadre exigeant et flexible.
J'ai un réseau super qualifié pour qu'on obtienne ensemble les meilleures performances en limitant le risque.